Personel devam kontrol sistemleri çalışma saatlerini, vardiyaları, izinleri ve puantajı düzenlemek için kullanılır. Bununla birlikte parmak izi veya yüz geometrisi gibi yöntemler özel nitelikli kişisel veri gündeme getirdiğinden kurumlar açısından yüksek uyum ve güvenlik sorumluluğu doğurur. Teknolojik olarak mümkün olan her yöntem, hukuken ve ölçülülük bakımından en uygun yöntem olmayabilir.
Biyometrik veri neden hassastır?
Parola değiştirilebilir; biyometrik özellik ise kişinin kalıcı niteliğidir. Sızıntı veya amaç dışı kullanım halinde telafisi daha zordur. Bu nedenle veri işleme amacı, hukuki sebep, gereklilik, ölçülülük, saklama süresi ve daha az müdahaleci alternatiflerin bulunup bulunmadığı birlikte değerlendirilmelidir.
Veri minimizasyonu yaklaşımı
PDKS sisteminde amaç personelin belirli yerde ve zamanda giriş-çıkış yaptığını doğrulamaksa, bu amacı biyometrik şablon toplamadan sağlayabilecek yöntemlere öncelik verilmesi riski azaltır. QR kod, cihaz doğrulama, konumun sınırlı ve şeffaf kullanımı veya kurum içi kontrollü terminaller ihtiyaca göre değerlendirilebilir.
İK Dijital ile QR tabanlı takip
İK Dijital, personelin QR üzerinden PDKS işlemi yapmasına; izin, puantaj ve insan kaynakları süreçlerinin web ve mobil uygulamada yönetilmesine imkân verir. Parmak izi gibi biyometrik veri toplamadan devam kontrolü kurgulanabilmesi, kurumun veri minimizasyonu yaklaşımını destekler. Bununla birlikte her kurum kendi işleme envanteri, aydınlatma metni, erişim yetkileri ve saklama politikasını ayrıca oluşturmalıdır.
Teknik ve idari tedbirler
- Personel yalnızca görevi için gerekli verilere erişmelidir.
- Giriş-çıkış ve yönetici değişiklikleri loglanmalıdır.
- Veriler belirlenen sürenin sonunda silinmeli veya anonimleştirilmelidir.
- Mobil cihaz ve oturum güvenliği sağlanmalıdır.
- Çalışanlara hangi verinin neden işlendiği açıkça anlatılmalıdır.
KVKK uyumlu PDKS yalnızca bir yazılım özelliği değildir. Hukuk, insan kaynakları ve bilgi güvenliği ekiplerinin birlikte yönettiği sürekli bir süreçtir. Kuruma özel hukuki değerlendirme için uzman danışman görüşü alınmalıdır.
Sık Sorulan Sorular
Parmak izi PDKS için zorunlu mudur?
Hayır. Devam kontrolü QR, kart veya kuruma uygun başka yöntemlerle de sağlanabilir. Seçilen yöntem gereklilik ve ölçülülük ilkeleri bakımından değerlendirilmelidir.
QR kullanmak tek başına KVKK uyumu sağlar mı?
Hayır. QR biyometrik veri ihtiyacını ortadan kaldırabilir; ancak aydınlatma, hukuki sebep, yetki, güvenlik ve saklama süresi gibi diğer yükümlülükler devam eder.
